Hinweisgebersystem bei OTTO

Mit dem digitalen Hinweisgebersystem bietet OTTO eine Plattform, um Hinweisgebern die Möglichkeit zu geben, sicher und geschützt Meldungen über Vorfälle, Risiken, bedenken und Gesetzes- und Regelverstöße bei und durch OTTO abzugeben, ohne Repressalien befürchten zu müssen.

Das OTTO Hinweisgebersystem

• ist barrierefrei und jederzeit für alle zugänglich durch die Möglichkeit verschiedene Sprachen auszuwählen, sich die Inhalte in leichter Sprache anzeigen zu lassen, Hinweise via Sprach und Textnachrichten abzugeben und dadurch, dass das Portal rund um die Uhr öffentlich über die OTTO Website erreichbar ist.

• behandelt Hinweise, personenbezogene Daten und weitere mit den Hinweisen zusammenhängende Informationen vertraulich. Zum einen über verschiedene Verschlüsselungs & Sicherheitsmaßnahmen des Systems (weitere Informationen unter Welche Sicherheitsmaßnahmen hat das System implementiert?) und zum anderen über den bei OTTO festgelegten Prozess für die Bearbeitung der Hinweise.

• sorgt dafür, dass keine Benachteiligung, Bestrafung oder sonstige Vergeltungsmaßnahmen für Hinweisgeber ergriffen werden (weitere Informationen unter Wie werde ich als Hinweisgeber durch OTTO vor Repressalien geschützt?)

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• Compliance bedeutet Regelkonformität/ die Erfüllung von Anforderungen; das umfasst im engeren Sinne also sowohl die Rechtskonformität – die Einhaltung von Gesetzen und dem Recht, als auch die Einhaltung von Vorgaben von Regulierungsbehörden und interner Weisungen durch ein Unternehmen und seine Mitarbeiter. Im weiteren Sinne gehören auch Integrität, Redlichkeit und Geschäftsethik zur Compliance.

• National und international gewinnt Compliance immer mehr an Bedeutung; je nach Größe und Geschäftsbereich gibt es verschiedene Compliance-Richtlinien und Gesetze: hierzu gehören beispielsweise der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK), das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), die EU-Geldwäsche-RL und das Geldwäschegesetz.

• Zur Compliance gehört ein weites Themengebiet. Angefangen bei Bestechlichkeit und Korruption, hin zur Compliance am Arbeitsplatz mit z.B. den Themen sexuelle Belästigung und Diskriminierung und weiter mit Umweltschutz, Menschenrechte und Preisabsprachen. Einen tieferen Einblick bieten die Meldekategorien des OTTO Hinweisgebersystems und ihre Beschreibung unter Welche Meldekategorien gibt es?

• OTTO hat eine Reihe an Prozessen zur Einhaltung von Compliance implementiert, wozu auch das digitale Hinweisgebersystem gehört. Unsere Grundsätze für eine nachhaltige und ethisch verantwortungsvolle Unternehmensführung sind in unserem Verhaltenskodex niedergeschrieben. Diese Werte transportieren wir nicht nur nach außen zu unseren Kunden und anderen Partnern, sondern sowohl auch nach innen zu unseren Mitarbeitern mit einem eigenen Verhaltenskodex als auch in unsere vorgelagerte Wertschöpfungskette zu unseren Lieferanten und anderen Geschäftspartnern.

Das OTTO Hinweisgebersystem ist allen Personen (sowohl OTTO Mitarbeiter als auch externe Personen) zugänglich.

• Gem. § 1 HinSchG werden alle natürlichen Personen (also du und ich), die im Zusammenhang oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit, Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an dafür vorgesehene Meldestellen melden oder offenlegen, geschützt. Außerdem werden Personen geschützt, die Gegenstand der Meldung oder Offenlegung oder davon betroffen sind. 

• Grundsätzlich gilt, dass selbst die kleinste Meldung relevant sein kann. Wer in nachvollziehbaren Glauben handelt, dem kann dies weder vorgeworfen werden, noch kann ein Melder für eine irrelevante Meldung belangt werden.

• Bei Offenlegung an Presse, Social Media o.Ä. ist der Hinweisgeber grundsätzlich nur geschützt, wenn er zuvor erfolglos eine Meldung an einen externen Kanal abgegeben hat (siehe auch § 32 HinSchG) 

⇒ Die Identität eines Hinweisgebers ist nur dann nicht geschützt, wenn die Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet!  

⇒ Wissentliche Falschmeldungen und Missbrauch des Hinweisgebersystems hat Konsequenzen! OTTO duldet keinen Missbrauch, Denunziantentum oder eine Misstrauenskultur! Wer entgegen besseren Wissens andere Personen zu Unrecht beschuldigt, begeht selbst einen Compliance-Verstoß.

Für Hinweisgeber, die das Hinweisgebersystem rechtmäßig und in guter Absicht nutzen, gibt es keine Benachteiligung, Bestrafung oder sonstige Vergeltungsmaßnahmen wegen des Hinweises. OTTO duldet daher insoweit weder die Androhung noch die Ausübung solcher Repressalien.

Im eigenen Wirkungskreis stellt OTTO die vertrauliche Behandlung der Identität des Hinweisgebers sicher. Informationen über die Identität des Hinweisgebers oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers erlauben, dürfen nur ausnahmsweise in den gesetzlich vorgesehenen bzw. zulässigen Ausnahmefällen weitergegeben werden. Die dafür vorgesehenen Informationspflichten bzw. Einwilligungserfordernisse werden beachtet.

Verstöße gegen diese Regelungen zum Hinweisgeberschutz stellen ihrerseits Compliance-Verstöße dar und können über das Hinweisgebersystem gemeldet werden. Wird OTTO bekannt, dass OTTO-Mitarbeiter, Geschäftspartner oder sonstige Dritte im Einflussbereich von OTTO dennoch Repressalien gegenüber dem Hinweisgeber oder ihm nahestehende Personen androhen bzw. ausüben, behält sich OTTO seinerseits Gegenmaßnahmen vor, wie z.B. Disziplinarmaßnahmen oder die Beendigung der Geschäftsbeziehung.

Meldungen über Verstöße (Def. nach dem HinSchG siehe § 3 Abs. 2) gegen gesetzliche oder allgemein anerkannte Vorschriften, sowie Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verletzungen menschenrechtlicher und umweltbezogener Pflichten durch oder bei OTTO oder eines unmittelbaren Zulieferers.

Für konkretere Informationen zum Sachlichen Anwendungsbereich siehe hierfür auch § 2 HinSchG und § 8 Abs. 1 LkSG.

Weitere Informationen über mögliche Inhalte von Meldungen erhalten Sie unter Welche Meldekategorien gibt es?

• Produktsicherheit- und Konformität

Verstoß gegen Vorschriften in Zusammenhang mit der Sicherheit von Geräten und Anlagen sowie Verstoß bei der Einhaltung von rechtlichen Vorschriften zur Sicherheit von Produkten

• Datenschutz; Informationssicherheit; IT-Sicherheit; Geschäftsgeheimnis

Verstoß gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten; Verstoß gegen IT-Richtlinien und Informationssicherheitsrichtlinien; Weitergabe oder absichtliches Unterlassen von Vorschriften zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen und die Verletzung der gebotenen Vertraulichkeit

• Korruption; Betrug; Bestechung

Missbrauch (anbieten, gewähren, verlangen, annehmen) einer Vertrauensstellung, um einen materiellen oder immateriellen Vorteil zu erlangen; Bewusste Täuschung oder Irreführung, um dadurch sich oder einen Dritten einen Vermögensvorteil zu verschaffen oder eines anderen Vermögens beschädigt; Anbieten, Versprechen oder Gewähren von Geschenken oder anderen Vorteilen an einen Amtsträger oder einen im öffentlichen Dienst Verpflichteten

• Unterschlagung; Untreue; Rechnungslegung; Geldwäsche

Unbefugte Zueignung fremder Sachwerte oder Geldbeträge; Pflichtverletzung bei der Wahrnehmung von fremden Vermögensinteressen oder Missbrauch der Befugnisse über fremdes Vermögen

• Gewerblicher Rechtsschutz; Urheberrechte; Wettbewerbs- und Kartelldelikte

Markenrechtsverletzungen und unbefugte Verwendung fremden geistigen Eigentums; Unerlaubter Wettbewerb oder Aktivitäten, die den Wettbewerb verfälschen oder beschränken

• Umweltschutzthemen

Vorfälle im Zusammenhang mit umwelttechnischen Sorgfaltspflichten wie z.B. Gewässer-, Boden- oder Luftverunreinigung, falscher Umgang mit Abfällen, betreiben nicht genehmigter Anlagen, etc.

• Diskriminierung, Belästigung und allgemeiner Umgang

Vorfälle im Zusammenhang mit z.B. Benachteiligung und unerwünschtem (sexualisiertem) Verhalten

• Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

Vorfälle im Zusammenhang mit z.B. Unfällen, Gesundheitsschäden, dem betrieblichen Gesundheitsmanagement

• Menschenrechtliche Themen (z.B: Kinder-& Zwangsarbeit, Menschenhandel)

Vorfälle im Zusammenhang mit menschenrechtlichen Sorgfaltspflichten

• Exportrecht-/ Kontrolle

Güterlieferungen in andere Länder, die mit einem Embargo oder Sanktionen belegt sind oder unerlaubter Export von genehmigungspflichtigen Gütern.

• Bis lang nicht aufgeführte Straftaten und Ordnungswidrigkeiten

Unter dieser Kategorie können Vorfälle gemeldet werden, die thematisch nicht unter eine der anderen Meldekategorien passen. Z.B. Verkehrssicherheitsthemen, Verbraucherschutz o.Ä.

Selbst die kleinste oder unbedeutend erscheinende Meldung kann relevant sein, solange die Meldung nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig falsch ist oder absichtlich andere Personen zu Unrecht beschuldigt werden. Unser Bearbeitungsteam prüft jede Meldung gewissenhaft und gibt Ihnen Rückmeldung.

1. Nach Speicherung der abgegebenen Meldung im Hinweisgebersystem durch den Hinweisgeber wird ein Vorgang gestartet und die Verantwortliche Stelle bei OTTO erhält eine Nachricht über den Eingang einer neuen Meldung.
2. Der Hinweisgeber erhält innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung über das Hinweisgebersystem, welche für den Hinweisgeber bei erneutem Log-In sichtbar ist.
3. Die verantwortliche Stelle bei OTTO prüft nun die Meldung auf Stichhaltigkeit; Anschließend wird eine Hauptuntersuchung eingeleitet bei welcher Folgemaßnahmen beschlossen und umgesetzt werden.

⇒ In dieser Phase kann es ggf. zu Rückfragen der Verantwortlichen an den Hinweisgeber kommen – dies erfolgt digital über das Hinweisgebersystem – aus diesem Grund ist es notwendig, dass sich der Hinweisgeber regelmäßig in das System einloggt und ggf. auf die Fragen der Verantwortlichen antwortet.

1. Spätestens 3 Monate nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung erhält der Hinweisgeber eine Rückmeldung im Hinweisgebersystem über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen und die Gründe für diese.
2. Für den Fall, dass ein Vorgang nach 3 Monate noch nicht abgeschlossen ist (aufgrund des Bearbeitungsumfangs, o.Ä.) bekommt der Hinweisgeber mit Abschluss des Vorgangs eine weitere Meldung über den Abschluss im das Hinweisgebersystem.
3. Die Aufbewahrungsfrist der Dokumentation der Vorgänge richtet sich nach den gesetzlichen Regelungen.
4. Vorgänge und deren Folgemaßnahmen werden 6 bis 12 Monate nach Abschluss des Vorgangs nochmals auf ihre Wirksamkeit hin geprüft und ggf. nachgesteuert.

1. Als erstes wird eine Meldung auf Tragfähigkeit geprüft. Hier wird der Gesamtkontext angesehen, ein Plausibilitäts- und Glaubwürdigkeitscheck durchgeführt und eine erste rechtliche Einschätzung vorgenommen, um zu prüfen, ob Sofortmaßnahmen ergriffen werden müssen. ​​​​​​
2. Anschließend erfolgt eine Sachverhaltsermittlung mit Beweissicherung und Ermittlung beteiligter Personen. Insbesondere während der Sachverhaltsermittlung kann es zu Rückfragen des Bearbeitungsteams an den Hinweisgeber kommen. Aus diesem Grund sollte sich der Hinweisgeber regelmäßig in das Hinweisgebersystem einloggen, um die Fragen dort zu beantworten.
3. Abschließend werden geeignete Folgemaßnahmen ausgearbeitet und der Hinweisgeber bekommt hierüber eine Rückmeldung. ​​​​​​​

Die Verantwortliche Stelle für die Bearbeitung von Meldungen im OTTO Hinweisgebersystem ist der Datenschutzausschuss des Betriebsrats.

Grundsätzlich sind Folgemaßnahmen immer angepasst auf die jeweilige Meldung und abhängig von den Ergebnissen der Bearbeitung. In Betracht können insbesondere folgende Maßnahmen kommen:

• Anpassung von Präventionsmaßnahmen

Auf Basis der Erkenntnisse aus der Hinweisbearbeitung wird geprüft, ob eine Anpassung bzw. Erweiterung der präventiven Maßnahmen erforderlich ist.

• Abhilfemaßnahmen

Ziel von Abhilfemaßnahmen ist, den Verstoß bzw. die Verletzung zu verhindern bzw. zu beenden. Ist dies nicht möglich, soll das Ausmaß zumindest minimiert werden.

• Sanktionierung von Mitarbeitern

Gemäß des „Null-Toleranz-Prinzips“ werden Compliance-Verstöße durch Mitarbeiter nicht toleriert und entsprechend ihrer Art und Schwere angemessen sanktioniert.

• Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen, Erstattung Strafanzeige

Die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen und die Erforderlichkeit einer Strafanzeige werden geprüft und bei Bedarf veranlasst.

Eine Eingangsmeldung erhalten Sie innerhalb der ersten 7 Tage ab Eingangsdatum. Eine Rückmeldung über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen und die Gründe für diese erhalten Sie spätestens 3 Monate nach der Eingangsmeldung. Beide Meldungen erfolgen über das digitale Hinweisgebersystem.

Die Speicherung und Bearbeitung der Meldungen erfolgt unter strengen Standards zur Datensicherheit. Das Gebot der Vertraulichkeit, die Geheimhaltung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen sowie der Schutz von personenbezogenen Daten haben oberste Priorität.

Die Verantwortliche Stelle für die Bearbeitung der Meldungen ist unabhängig und zur Verschwiegenheit verpflichtet. Alle Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert.

Die Aufbewahrungsfrist der Dokumentation der Vorgänge richtet sich nach den gesetzlichen Regelungen.

Ja, über das digitale Hinweisgebersystem ist es möglich eine Meldung auch komplett anonym abzugeben.

Eine anonyme Meldung hat für den Hinweisgeber einige Vorteile und senkt verständlicherweise die Hemmschwelle zur Abgabe einer Meldung. Aus diesem Grund bietet OTTO die Möglichkeit zur Abgabe von anonymen Meldungen und versichert, dass anonyme Meldungen mit der gleichen Sorgfalt bearbeitet werden wie andere Meldungen.

Jedoch möchten wir darauf hinweisen, dass die Bearbeitung einer anonymen Meldung oftmals schwieriger ist und ggf. nicht zu einem befriedigenden Abschluss sowohl für den Hinweisgeber als auch für das Bearbeitungsteam führt.

Selbstverständlich ist es auch möglich anfangs eine Meldung anonym abzugeben und sich als Hinweisgeber im Laufe der Bearbeitung der Meldung zu erkennen zu geben.

Grundsätzlich ist dies situationsabhängig. Wissentliche Falschmeldungen und/ oder Missbrauch kann arbeitsrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen haben.

Nein. Einmal in den Kenntnisbereich von OTTO gelangte Vorfälle müssen nachverfolgt und bearbeitet werden.

Es besteht keine Pflicht eine Meldung erst beim Hinweisgebersystem von OTTO abzugeben. Hinweisgebende können sich auch direkt an eine externe Meldestelle wenden. In Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und keine Repressalien befürchtet werden müssen, soll die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugt werden.

Zentrale Meldestelle nach dem HinSchG

Bundesamt für Justiz
Adenauerallee 99 – 103
53113 Bonn
Deutschland

Telefon: +49 228 99 410-40

Zur Website

Eine Übersicht weiterer externer Meldestellen finden Sie hier.

OTTO nutzt für sein Hinweisgebersystem das System EQS IntegrityLine welches vollständig DSGVO-konform ist und verschiedene weitere Verschlüsselungs- und Sicherheitsmaßnahmen implementiert hat, einschließlich:

• ISO 27001-zertifizierter Rechenzentren 
• sichere HTTPS-Übertragung ohne Speicherung identifizierbarer Daten
• fortschrittliche Verschlüsselung (2048 RSA-Bit),
• Automatische Erinnerungen zur Datenaufbewahrung und Fallanonymisierung 
• Sichere Zugriffskontrollen 
• Automatische Datenschutz-Benachrichtigungen während des Meldeprozesses 
• Keine Metadatenanalyse oder Forschung mit Kundendaten 
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung 
• Keine Speicherung personenbezogener Daten 
• Regelmäßige Sicherheitsaudits 
• Rollenbasierter Zugriff und detaillierte Berechtigungssysteme 
• Schlüsselverwaltung in der Hand der Kunden (kein Zugriff durch Dritte) 
• Fallbezogener Verschlüsselungen 
• Kryptografischer Speicherverfahren 
• SSL-zertifizierter Verbindungen 
• Jährlich externer Penetrationstests 

Fragen können an hinweisgeber@otto-chemie.de * gestellt werden

*bitte beachten: unter dieser Mailadresse sollten aus datenschutzgründen keine Meldungen über Hinweise abgegeben werden; die Mailadresse dient ausschließlich als Kontakt für Fragen zum Hinweisgebersystem und der Entgegennahme von Terminvereinbarungen zu persönlichen Gesprächen